Procedura di segnalazione di Gruppo – Whistleblowing

La Policy Whistleblowing di Gruppo completa il sistema di compliance e controllo interno. Essa si rivolge a Dipendenti e Stakeholder esterni all’Azienda.

La Policy – comunicata a tutti i dipendenti in lingua locale e resa disponibile alla Comuninità esterna sul sito internet Pirelli - disciplina le modalità di segnalazione di violazioni, sospette violazioni e induzioni a violazioni in materia di leggi e regolamenti, principi sanciti nel Codice Etico - ivi incluse ovviamente le pari opportunità - principi di controllo interno, norme e procedure aziendali o qualsiasi altro comportamento commissivo od omissivo che possa determinare in modo diretto o indiretto un danno economico-patrimoniale, o anche di immagine, per il Gruppo e/o le sue società.

Il canale di Segnalazione Whistleblowing è inoltre richiamato espressamente dalle clausole Clausole di Sostenibilità inserite in ogni contratto di fornitura.

Le segnalazioni possono essere effettuate anche in forma anonima, e viene ribadita la garanzia di essere assolutamente tutelati da massima confidenzialità così come la non tolleranza verso azioni di ritorsione di qualsivoglia genere.

Le Segnalazioni possono riguardare Amministratori, Sindaci, Management, dipendenti dell’Azienda e, in generale, tutti coloro che operano in Italia e all’estero per Pirelli ovvero intrattengono relazioni di affari con il Gruppo. Sono inclusi partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, società di revisione, istituzioni ed enti pubblici.

La casella e-mail ethics@pirelli.com è messa a disposizione di chi volesse procedere con una segnalazione, ed è gestita centralmente dalla funzione indipendente Internal Audit, vale per tutte le affiliate del Gruppo oltre che per la Comunità Esterna.

La Direzione Internal Audit di Gruppo ha il compito di analizzare tutte le segnalazioni pervenute, anche attraverso il coinvolgimento delle funzioni aziendali ritenute competenti per le necessarie attività di verifica; di programmare piani di azione specifici; e di relazionare su base almeno trimestrale il Comitato Controllo, Rischi, Sostenibilità e Corporate Governance di Pirelli & C. sulle segnalazioni ricevute e le azioni in corso.

In caso di accertata fondatezza della segnalazione, è prevista l’adozione degli opportuni provvedimenti disciplinari e/o delle azioni legali a tutela dell’azienda.

Con riferimento alle segnalazioni ricevute negli anni 2014, 2013 e 2012, a seguire una tabella riassuntiva e, quindi un approfondimento sulle segnalazioni del 2014.

 

 201420132012
Totale Segnalazioni 23 11 8
Di cui anonime 9 6 3
Di cui archiviate per assoluta genericità 12 3 2
Di cui fondate 8 8 6
Paesi di provenienza della segnalazione Brasile, Egitto, Romania, Polonia, Argentina, Russia, Perù, Arabia Saudita, Germania, USA, Sudafrica Italia, Brasile, Argentina, Venezuela Italia, Brasile, Egitto, Polonia, Messico
Oggetto asserito nella segnalazione Comportamenti irregolari di dipendenti, , un caso di disservizio verso un cliente e un caso verso un fornitore Comportamenti irregolari di dipendenti, un caso di disservizio post-vendita Comportamenti irregolari di dipendenti, rivendicazioni sindacali, un caso discriminatorio
Esito dei casi investigati   Revisione e integrazione processi ove ritenuto opportuno, provvedimenti da parte delle funzioni competenti e della Direzione Human Resources, azioni a soddisfazione del cliente e del fornitore Revisione e integrazione processi ove ritenuto opportuno, provvedimenti da parte delle funzioni competenti e della Direzione Human Resources, azione a soddisfazione del cliente Revisione e integrazione processi ove ritenuto opportuno, provvedimenti da parte delle funzioni competenti e della Direzione Human Resources, azione a soddisfazione del cliente

L’incremento delle segnalazioni nel triennio può essere attribuito alla reiterazione della campagna di comunicazione ai dipendenti, in lingua locale, circa l’esistenza della procedura e relative modalità di attuazione.

Nel corso del 2014 la procedura Whistleblowing è stata attivata 23 volte. In particolare:

  • le 23 segnalazioni sono pervenute da 11 Paesi diversi (Brasile, Egitto, Romania, Polonia, Argentina, Russia, Perù, Arabia Saudita, Germania, USA, Sudafrica).
  • il 39% delle segnalazioni (9 casi) è stato inoltrato utilizzando l’apposita casella di posta elettronica di Whistleblowing di Gruppo ethics@pirelli.com, mentre il 61% (14 casi) inviando una lettera al management il quale ha provveduto a informare la Direzione Internal Audit come da regola aziendale.
  • il 61% delle segnalazioni (14 casi) risultano firmate mentre nel 39% restante (9 casi) le denunce sono state ricevute in forma anonima.
  • tra le segnalazioni firmate, due sono state attivate da Stakeholder esterni, una relativa a un disservizio subito da un cliente e una inerente un reclamo effettuato da parte di un fornitore. Resta oggettivamente non possibile confermare che non siano in assoluto pervenute ulteriori segnalazioni da parte di stakeholder esterni in quanto alcune denunce sono state anonime, come precisato.

In generale, gli argomenti segnalati hanno riguardato, nella quasi totalità dei casi, presunti comportamenti irregolari di dipendenti o di manager e, nei casi rimanenti, asseriti disservizi verso clienti e fornitori.

Delle 23 segnalazioni pervenute entro l’anno 2014, a inizio 2015 tre risultano in fase di verifica e approfondimento, mentre venti risultano concluse. Relativamente a queste ultime, sono state condotte specifiche attività di verifica coinvolgendo, ove necessario, le funzioni aziendali competenti.

Sulla base delle analisi svolte e della documentazione resa disponibile, è emerso che:

  • in 12 casi non sono stati rilevati elementi oggettivi di riscontro tali da considerare veritieri i fatti contestati nelle segnalazioni ricevute;
  • nei restanti 8 casi si è rilevata la sostanziale veridicità dei fatti attribuiti, in particolare, 6 casi hanno riguardato comportamenti irregolari di dipendendenti, un caso il disservizio verso un cliente nell’attività post vendita e un caso un reclamo da parte di un fornitore. La società si è quindi attivata implementando le necessarie azioni che hanno riguardato:
    • sanzioni disciplinari;
    • azioni atte a rimuovere le contestazioni pervenute da clienti / fornitori;
    • azioni interne al fine di migliorare il sistema di controllo interno.

In tutti i casi, all’esito degli accertamenti, la Direzione Internal Audit ha inoltre sempre svolto specifiche attività di audit sui processi aziendali coinvolti nelle segnalazioni.

La Direzione Internal Audit ha periodicamente rendicontato le segnalazioni ricevute e lo stato di avanzamento delle analisi svolte al Comitato Controllo, Rischi, Sostenibilità e Corporate Governance, composto di soli amministratori indipendenti, e al Collegio Sindacale di Pirelli & C. S.p.A..